Bijlage 05: Modulaire herziening

Kwaliteitsstandaarden worden steeds vaker modulair opgesteld. Een module* geeft antwoord op één omschreven probleem/knelpunt, bijvoorbeeld over gezondheid, organisatie van zorg, of deelname aan de maatschappij (bijvoorbeeld werk). Een module sluit af met een advies/aanbeveling. Het voordeel van een dergelijke opbouw is dat er, wanneer dat nodig is, gemakkelijk en sneller modules kunnen worden toegevoegd of gewijzigd. Deze toevoeging en/of wijziging wordt modulaire herziening genoemd.

Sommige kwaliteitsstandaarden, met name bij onderwerpen waarbij de ontwikkelingen snel gaan, worden zelfs continu bijgehouden. In dat geval blijft de werkgroep vaak bestaan. Modulaire herziening van kwaliteitsstandaarden verloopt in grote lijnen op eenzelfde wijze als de ‘reguliere’ ontwikkeling of totale herziening van kwaliteitsstandaarden. Maar er zijn verschillen: zo wordt vaak niet de hele ontwikkelcyclus doorlopen, en gaan sommige activiteiten sneller. Hieronder vindt u de bijzonderheden en bijbehorende tips daarbij per fase. Zie, naast onderstaande, meer tips in de andere onderdelen van deze tool.

Tips

Ga proactief na of er nieuwe inzichten en knelpunten zijn die herziening van één of meerdere modules noodzakelijk maken. Dit kan bijvoorbeeld door met een vaste frequentie (bijvoorbeeld 1x per jaar) inzichten en knelpunten bij uw achterban te verzamen. Ook commentaar vanuit uw achterban op de eerdere kwaliteitsstandaard kan aanleiding zijn voor herziening.
Wilt u dat een module herzien wordt? Maak dit kenbaar bij de voorzitter en/of procesbegeleider van de werkgroep of de organisatie die initiatiefnemer is van de richtlijn.
Maak vooraf afspraken over verantwoordelijkheden, prioritering, werkwijze, betrokkenheid en goedkeuringsprocedure.
- Bepaal aan welke uitgangsvragen u deelneemt en wat de meest relevante onderwerpen zijn vanuit patiëntperspectief.
- Ga na of er een nieuwe achterbanraadpleging nodig is, en houdt deze zo nodig.
- Bespreek frequentie m.b.t. becommentariëring en accordering. Het kan een grote belasting vormen voor patiëntenvertegenwoordigers als er telkens nieuwe modules worden voorgelegd ter becommentariëring en ter accordering.
- Mogelijk is het na modulaire herziening nodig om de patiëntinformatie van de kwaliteitsstandaard te updaten. Zorg dat er afspraken zijn over de financiering hiervan. Bespreek dit met de werkgroep.
Het is van belang om vanaf het begin betrokken te zijn, zodat u kunt meebeslissen over welke modules herzien of toegevoegd moeten worden. Als u niet tijdig betrokken bent, ga dan na of het mogelijk is om (een gedeelte van) het proces opnieuw te doorlopen zodat u het patiëntenperspectief alsnog kunt inbrengen. Is dit niet het geval, dan moet u een serieuze afweging maken of inbreng van patiëntenperspectief nog van meerwaarde kan zijn bij de betreffende kwaliteitsstandaard of dat u beter van participatie kunt afzien.

Beschrijving

De organisatie die het initiatief heeft genomen voor de oorspronkelijke kwaliteitsstandaard zal vaak prioriteiten stellen met betrekking tot welke modules herzien of toegevoegd moeten worden. Dit zal in samenspraak moeten gebeuren met betrokken partijen, waaronder patiëntenorganisaties. De verantwoordelijke partij kan per module verschillen. Als er voldoende budget en mankracht beschikbaar is, kan worden gestart met herziening van de module(s). Per uitgangsvraag moet worden vastgesteld welke patiëntenorganisatie(s) betrokken is/zijn. Bij modulaire herziening kan het zijn dat de knelpuntenanalyse wordt overgeslagen. Voor onderwerpen waarbij de ontwikkelingen snel gaan en een werkgroep blijft bestaan, zijn patiëntenorganisaties vaak onderdeel van de werkgroep. De werkgroep kan dan de actualiteit van de modules en prioritering voor onderhoud bepalen. Zij voert ook het onderhoud uit.

Ontwikkelfase

Tips
Beschrijving

Tips

Bij voorkeur neemt de patiëntenvertegenwoordiger die ook aan de eerdere module of kwaliteitsstandaard heeft meegewerkt, deel. Als dit niet het geval is, vraag dan informatie op bij de patiëntenvertegenwoordiger die eerder heeft meegewerkt.
Let op samenhang tussen de verschillende modules. Bij wijzigingen van de aanbevelingen kan dit gevolgen hebben voor andere modules of hoofdstukken (bijvoorbeeld organisatie van zorg).
Streef ernaar om van tijd tot tijd face-to-face te vergaderen.
Bij communicatie per e-mail of telefoon kunt u niet zien hoe andere werkgroepleden op uw vragen reageren. Laat dit geen barrière voor u zijn om verduidelijkende vragen te stellen.

Beschrijving

Bij modulaire herziening kunnen meer overleggen plaatsvinden via e-mail en telefoon (in plaats van plenair). Inbreng via e-mail heeft als voordeel dat het transparant is wat door de verschillende werkgroepleden is ingebracht, en wat er vervolgens mee wordt gedaan. Mogelijk nadeel van het ontbreken van face-to-face contact, is dat werkgroepleden letterlijk minder zicht hebben op hoe op elkaars inbreng gereageerd wordt.

Afrondingsfase

Tips
Beschrijving

Tips

Bekijk de wijzigingen of toevoegingen en bepaal in hoeverre commentaar van uw achterban gewenst is.
Bepaal of de teksten al dan niet goedgekeurd kunnen worden.
Bij essentiële wijzigingen in de kwaliteitsstandaard: update de patiëntinformatie. Update de patiënteninformatie in nauwe samenhang met de werkgroep. Indien deze informatie nog niet digitaal is, streef er dan naar om de informatie te digitaliseren. Hierdoor kunt u de volgende keer de teksten eenvoudiger wijzigen.
Bespreek hoe de implementatie en evaluatie van de aangepaste aanbevelingen getoetst gaan worden in de praktijk.
Informeer uw de achterban over essentiële wijzigingen in de aanbevelingen.

Beschrijving

Na aanpassing van de teksten wordt in principe de commentaarronde gestart. Dat zal altijd het geval zijn bij gewijzigde aanbevelingen. Tijdens de commentaarronde kunnen bij de zorg betrokken organisaties reageren op de kwaliteitstandaard. Na het verwerken van het commentaar uit de commentaarronde worden de betrokken wetenschappelijke verenigingen gevraagd om autorisatie. Aan de patiëntenorganisatie wordt tegelijkertijd gevraagd om goedkeuring van de aangepaste module(s). Bij modulaire herziening streeft men naar een kortere commentaar- en autorisatieronde in vergelijking met de standaardprocedure. Aangepaste teksten worden gepubliceerd op de website van het Kwaliteitsinstituut (Zorginstituut Nederland). Na afronding van de module is het van belang dat gewijzigde aanbevelingen verder verspreid en geïmplementeerd worden in de praktijk. Ook is een evaluatie van de implementatie van de aanbevelingen in de praktijk aan te bevelen. Indien nodig zal de patiëntinformatie aangepast moeten worden.